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時間管理

皆様はどうやって仕事や時間の管理をされているでしょうか?
1日のやることをメモ帳や付箋に書き出している方は多いと思います。また、GoogleやOutlookなどのようなITのツールをお使いの方もいらっしゃると思います。

私は昨年くらいから、以下のタスク管理ツールを利用しています。
TaskChute2

(午前中はアクセスできましたが、今サイトが落ちているようです)

Excelのマクロですが、なかなか優れものです。いままで利用した中では一番理想に近いシステムです。これがExcelで出来ているというのも驚きですが、Excelの適当さがよいのかもしれません。

個人の話題で恐縮ですが、私はそもそも仕事のやり方を教えてもらったということがありません。朝礼というものもほとんどやったことはありませんし、エンジニアの仕事というのは人を管理するのでもでもなければ、それほど細々した仕事があるわけではありません。大よそのことが頭に入っていればいいのです(本当はそれではいけなかったかもしれませんが)。よって、ツールもメモを兼ねてメールが中心です。

一般的には、朝礼などをやって今日やるべきことの確認や指示があるのかなと思います。そういうことを長年会社でやっていると習慣となって、会社を変わったり独立してもそのスタイルで継続できると思います。ですから、どうやって仕事をするかというのは結構重要だと思います。

私の場合は、社会人になったころはプログラマーでしたが、数年すると、いくつかの顧客の仕事を担当させられるようになり、とてもビックリした記憶があります。仕事というものは工場のラインのようにずっと同じことをやっているものだという先入観があったので、今のように一人で仕事をいくつも回すという考えがありませんでした。恐らく両親の影響だと思いますが、少し前までは、帰省先で休みや夜でも時間さえあえれば仕事をしている私を見て、母親などは「ちゃんとその分給料貰っているのか?」なんていう顔をしていました。独立してからは「誰も給料をくれないのだから仕方がないね」と理解していたのが面白いです。会社から貰うかお客様から頂くかの違いだけなのですが。

そんな私が、先ほどご紹介したツールを購入して今更ながら仕事や時間管理を真剣にしようと思ったのは、以下の3つの理由からです。

1)正確なサポート時間を顧客に請求するため
2)原価が適正かどうかの確認
3)単純に何にどれだけ時間がかかっているかを知りたかった

1)は、今のところ個別に請求するということがないので変化はありませんが
2)と3)に関しては大きな効果がありました。

特に3)については面白いことがわかりました。4月に記録できた仕事時間は11934分(198.9時間)でした。営業日平均で約10時間です。

どう思われますか?

これでも4月は漏れなくつけたつもりでした。また、結構毎日忙しくしているつもりです。これをつけ始めた最初の印象は、「全然仕事していないな、オレ」でした。これは衝撃的でした。しかし、よく考えてみると、通勤の時間もあるし、食事も睡眠もあります。そして、すべての記録をつけることは不可能なので、結構こんなものかとも思います。

また、すごく大変だった作業でも時間にすると大したことがなかったり、10分の作業でも3つも4つも続くとそれなりに仕事した気になったりと、いろいろなことがわかります。

時間の使い方もよくわかります。細々した作業というのは午前中に集中して、まめに記録をつけます。午後は時間のかかる仕事をしますが、明確に作業に落とせない内容のことが多いので、正確に記録がつけられないことがよくあります。午後の仕事は考えたり調査したり、集中を持続させる必要がある仕事、つまりブレインワークが中心です。

ブレインワークから作業を生み出し、作業を誰かに任せれば事業としては大きくなっていくのではないかという気づきがありました。言葉にすれば当たり前のことですが、受け売りでなく自分で気がつけたというのは大きな成果でした。

私は人に仕事を振ることができずただ忙しいだけでしたが、作業の記録を細かくつけることによって、アウトソースできるだけの材料がそろい、ただ忙しいだけの状況は脱することができるかなというところまで来ました。

そして、結果的には正しかったと言えることもありました。それは、忙しい時に人だけ増やしても解決にならないということです。とにかく人に仕事を振ることができないので、仕方なく限界が来るまでは自分でできることは自分でやろうと決めていました。人間困難なことがあると何かと工夫してがんばるものです。

冒頭に紹介したツールは大変よくできたツールですが、使いこなすにはそれなりのITリテラシーと根気が必要です。何かに取り掛かる前に、そのExcelのツールに作業名と開始時間を記録してから着手する。それをしないと気持ちが悪いくらいに習慣化できるとしめたものです。私の場合は1年くらいかかりました。

なんだか新人のような内容のメルマガで笑われそうですが、時間管理や仕事管理のハウツー本はたくさん読みました。いくら本を読んでも自分のものにはなりません。実践あるのみです。

※本記事はメールマガジン『インスクエア ビジネスニュース』に寄稿しました。

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