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契約更新のプロセス

今回は「契約更新のプロセス」についてです。

1月はどこかのんびりとした空気がただよっていましたが、月末から2月にかかると俄然年度末モードになりますね。

3月決算の企業は受注獲得もラストスパートです。また、顧客が3月決算の場合は年度内に予算消化と検収が必要です。必然的に他の時期よりも真剣になります。

当社は10月決算ですが、顧客の中には3月決算という企業も多いので、やはり1年を通じて一番重要な時期となります。特に年間契約の場合は、この時期の活動によって今後1年間の業績が見通せますから、非常に重要な時期です。

今日は、年間でコンサル契約をいただいているお客様と、当社との契約更新を含め、次年度のIT構想の打ち合わせでした。会議の最初のセッションで継続更新の了承をいただけたので一安心でした。次年度の契約もないのに次年度の構想もありません。当たり前のように思っていても実は当たり前ではないこともあります。とにかく感謝するしかありません。

と言っても、実際には、契約更新直後から既に次の契約更新のために構想を練り、それを1年間かけて次の更新に結びつけるもので、契約更新の時期だけ頑張ってもどうにかなると言うわけでもありません。試験が苦手な自分が言うのも何ですが、試験勉強と同じですね。

たまに一夜漬けがうまく行くことがあったり、また、契約更新の時期になると対応が丁寧になるということは確かにありますが(汗。いくら準備をしていても、やはり契約更新のお返事をいただくまでは心配でなりません。

今回、契約更新に際して用意した資料は以下です。

1)1年間の稼動状況(分単位での作業項目のリスト)
2)次年度IT関連予算案
  別紙1 現状の課題  別紙2 対策案と費用

当社はITコンサル、ITサポート事業ですが、価格の考え方は複数の軸から考える必要があります。私が考える軸は以下の3つです。

A)稼動時間(工数)に対して妥当か。
B)顧客の業績に対して妥当か。
C)顧客の将来価値に対して妥当か(ノウハウの価値に対して妥当か)。

新規契約や経営・金融系のコンサルタントの場合はCが重要だと思いますが、役務サービスの更新などはAやBが重要になり、場合によりCの要素を加味します。いわゆる難易度が高い仕事などです。

この考え方は企業対企業はもちろんですが、会社と社員の関係でも重要です。この考え方がないと残業だけが評価基準になったり、不当に安い賃金で就労させるというようなことになってしまうと思います。

今回の契約更新ではAとBが重要です。Aについては、4月から12月の9ヶ月間でその顧客に関係した稼動時間が9420分でした。月平均17.4時間です。全部が記録できているわけではないので、これをベースに1.5を掛けると月25時間です。契約では20時間相当をコミットしていますので、現状の契約で概ね妥当と判断できます。

次にBについてです。その顧客は関連会社の設立や拠点の追加があり、当然そのITの立ち上げも実施しました。一般的に考えてその場合顧客の業績はよいと考えられます。よって、関連会社や他拠点のITサポートはオプションとして提示しました。やらないという選択はないと思うのですが、もし顧客の業績が厳しいようならオプションは無しということも考えられます。

結果としては現状+オプションで増額の契約となりました。このように書けば当たり前じゃないか、となりそうですが、こういう戦略やストーリーを1年間かけて契約更新に結びつけるのは、今日明日ではできないものです。

個人的にポイントだと思うのは、稼動実績で9420分という数字(分で出すのがミソ)と、その内訳となる100行くらいので作業リストです。これは毎日の稼動を記録する必要があるので、やることは単純でも実践すると結構大変です。また、これを見ると顧客からも信頼してもらえますので、Aの部分の交渉は簡単に終わらせることができます。

本当は一つ一つの作業を予実で管理したいのですが(ツールはそのようになっている)実績を入力するの手一杯です。できないことを無理するよりもできることを着実にやることも重要だと思うようにしています。

時間管理については、顧客に提示するしないは別として、自分が一体何にどのくらい時間を使っているのかを客観的に管理するのは企業活動をする上で重要なことだと思います。管理職だからとか、経営者だからそんな細かな時間管理は要らないということはないと思います。また、時間管理はどこの企業もやっていることだとは思いますが、行動を時間として記録すると言うレベルはあまり無いのではないでしょうか。

さて、来期の契約の見通しがついたところで、次は、既にその次の契約更新に頭が切り替わります。先ほど述べたA,B,Cの3つの軸のうち、工数や顧客業績に大きく左右されないCの部分を大きくしていきたいと思っています。つまり買いたいと思わせる商品やサービスです。これは役務提供からノウハウや価値提供へとスタイルを変える必要があります。昨日の大竹氏のメルマガで言えば、オリジナルコンテンツの部分だと思います。CのためにAとBを確実に実践し、Cのための時間をいかに捻出するか。

毎年、付加価値の高い商品やサービスを提供したいと思っていろいろ考えるのですが、実現するのは簡単なことではありません。しかし、思い続けることも大事です。

では。

※本記事はメールマガジン『インスクエア ビジネスニュース』に寄稿しました。

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