時間管理

皆様はどうやって仕事や時間の管理をされているでしょうか?
1日のやることをメモ帳や付箋に書き出している方は多いと思います。また、GoogleやOutlookなどのようなITのツールをお使いの方もいらっしゃると思います。

私は昨年くらいから、以下のタスク管理ツールを利用しています。
TaskChute2

(午前中はアクセスできましたが、今サイトが落ちているようです)

Excelのマクロですが、なかなか優れものです。いままで利用した中では一番理想に近いシステムです。これがExcelで出来ているというのも驚きですが、Excelの適当さがよいのかもしれません。

個人の話題で恐縮ですが、私はそもそも仕事のやり方を教えてもらったということがありません。朝礼というものもほとんどやったことはありませんし、エンジニアの仕事というのは人を管理するのでもでもなければ、それほど細々した仕事があるわけではありません。大よそのことが頭に入っていればいいのです(本当はそれではいけなかったかもしれませんが)。よって、ツールもメモを兼ねてメールが中心です。

一般的には、朝礼などをやって今日やるべきことの確認や指示があるのかなと思います。そういうことを長年会社でやっていると習慣となって、会社を変わったり独立してもそのスタイルで継続できると思います。ですから、どうやって仕事をするかというのは結構重要だと思います。

私の場合は、社会人になったころはプログラマーでしたが、数年すると、いくつかの顧客の仕事を担当させられるようになり、とてもビックリした記憶があります。仕事というものは工場のラインのようにずっと同じことをやっているものだという先入観があったので、今のように一人で仕事をいくつも回すという考えがありませんでした。恐らく両親の影響だと思いますが、少し前までは、帰省先で休みや夜でも時間さえあえれば仕事をしている私を見て、母親などは「ちゃんとその分給料貰っているのか?」なんていう顔をしていました。独立してからは「誰も給料をくれないのだから仕方がないね」と理解していたのが面白いです。会社から貰うかお客様から頂くかの違いだけなのですが。

そんな私が、先ほどご紹介したツールを購入して今更ながら仕事や時間管理を真剣にしようと思ったのは、以下の3つの理由からです。

1)正確なサポート時間を顧客に請求するため
2)原価が適正かどうかの確認
3)単純に何にどれだけ時間がかかっているかを知りたかった

1)は、今のところ個別に請求するということがないので変化はありませんが
2)と3)に関しては大きな効果がありました。

特に3)については面白いことがわかりました。4月に記録できた仕事時間は11934分(198.9時間)でした。営業日平均で約10時間です。

どう思われますか?

これでも4月は漏れなくつけたつもりでした。また、結構毎日忙しくしているつもりです。これをつけ始めた最初の印象は、「全然仕事していないな、オレ」でした。これは衝撃的でした。しかし、よく考えてみると、通勤の時間もあるし、食事も睡眠もあります。そして、すべての記録をつけることは不可能なので、結構こんなものかとも思います。

また、すごく大変だった作業でも時間にすると大したことがなかったり、10分の作業でも3つも4つも続くとそれなりに仕事した気になったりと、いろいろなことがわかります。

時間の使い方もよくわかります。細々した作業というのは午前中に集中して、まめに記録をつけます。午後は時間のかかる仕事をしますが、明確に作業に落とせない内容のことが多いので、正確に記録がつけられないことがよくあります。午後の仕事は考えたり調査したり、集中を持続させる必要がある仕事、つまりブレインワークが中心です。

ブレインワークから作業を生み出し、作業を誰かに任せれば事業としては大きくなっていくのではないかという気づきがありました。言葉にすれば当たり前のことですが、受け売りでなく自分で気がつけたというのは大きな成果でした。

私は人に仕事を振ることができずただ忙しいだけでしたが、作業の記録を細かくつけることによって、アウトソースできるだけの材料がそろい、ただ忙しいだけの状況は脱することができるかなというところまで来ました。

そして、結果的には正しかったと言えることもありました。それは、忙しい時に人だけ増やしても解決にならないということです。とにかく人に仕事を振ることができないので、仕方なく限界が来るまでは自分でできることは自分でやろうと決めていました。人間困難なことがあると何かと工夫してがんばるものです。

冒頭に紹介したツールは大変よくできたツールですが、使いこなすにはそれなりのITリテラシーと根気が必要です。何かに取り掛かる前に、そのExcelのツールに作業名と開始時間を記録してから着手する。それをしないと気持ちが悪いくらいに習慣化できるとしめたものです。私の場合は1年くらいかかりました。

なんだか新人のような内容のメルマガで笑われそうですが、時間管理や仕事管理のハウツー本はたくさん読みました。いくら本を読んでも自分のものにはなりません。実践あるのみです。

※本記事はメールマガジン『インスクエア ビジネスニュース』に寄稿しました。


カーシェリングを利用してみました

先日、初めてカーシェアリングを利用しました。
当社はIT関連企業ですが、サーバーの運搬などで割と自動車は利用します。従来のレンタカーは最低利用時間が6時間ですから、ちょっとの用事には自家用車を使っていましたが、都内だと駐車場の問題や行き帰りに高速などを使うと、結局1日5千円程度はかかってしまうものです。

先週、大型のワークステーションを購入したので、その運搬にカーシェアリングを利用しました。理由は、作業の都合でどうしても販売会社指定の納入日よりも1日前に必要だったことと、送料が3千円かかることでした(納期が早まるなら3千円は価値ありますが)。

カーシェアリングの定義は法的に何かあるのかよくわかりませんが、つまりは短時間で利用可能なレンタカーでした。ナンバーもレンタカーと同じ「わ」ナンバーです。従来のレンタカーとの大きな違いは以下だと思いました。

■従来のレンタカー
最低利用時間 6時間 から1時間単位
最低利用料金 4千円台~
ガソリン代 別途
ステーションは有人

■カーシェアリング
最低利用時間 15分
最低利用料金 206円~
ガソリン代 料金に含まれる
ステーションは無人

当日の朝まで自家用車を使うつもりでいましたが、ふとカーシェアリングの利用を思いつき、朝起きて料金を確認しました。カーシェアリングは事前の会員登録が必要ですが、何か使うことがあるかもしれないと法人会員登録は済ませていました。今回の移動エリアは渋谷と神田の往復なので、利用時間を1時間半と見積り余裕を見て3時間の予約です。
ネットで料金を見積もると保険を含めても2,472円です。これで済むなら行き帰りの交通費や駐車場の心配を考えたら安いと思い、早速ネットで会社の近所のステーションの自動車を予約しました。

予約の確認メールで車種やガソリンの残り状況、そしてナンバーまでわかります。余談ですが、警備が厳しいデータセンターなどの搬入では車のナンバーを事前に登録しなければならないことがありますが、レンタカーだと当日でないとわからないことがありますので、事前にナンバーがわかることは助かることもあります。

さて、予約時刻になり、徒歩で近所のステーションまで出かけ、実際に自動車を利用してみました。ほぼ予定通り荷物の積み下ろしを含め1時間半程度の利用で返却となりましたが、支払った料金は保険、ガソリン代込みでなんと1、648円でした。支払いは口座振替です。

予約は3時間でしたが、15分単位で実際に利用した時間だけの清算となるので、1時間半の料金で済みました。昨年、大型の荷物を運ぶために2時間の利用のためにレンタカーを借りたことがありましたが、その時は最低利用6時間の料金を支払ったことを考えると、これはとても嬉しいサービスです。

荷物の送料が3千円なので、その点でも半分で済みました。もちろん自分の人件費は含みませんので単純に比較はできませんが、外に出ていくお金という意味では大変お得です。また、嬉しい誤算として、今回商品の箱や梱包材はショップで廃棄してもらうことにしましたから、それらを処分する手間が省けました。大きな段ボール箱や大量の梱包材は始末に結構時間がとられるものなので、その手間を考えると十分メリットがありました。

レンタルサーバーのサービスでは、クラウド化によりCPUやネットワークを使った分だけ料金を支払う料金形態が登場していますが、カーシェアリングはまるでレンタカーのクラウド化のようなサービスでした。

カーシェアリングはちょっとした荷物の運搬には大変重宝するサービスだと思います。存在するほとんどのサービスは会員登録が必要だと思いますので、利用する機会がありそうな法人は事前に会員登録をおすすめします。

※本記事はメールマガジン『インスクエア ビジネスニュース』に寄稿しました。


3年ぶりの引越し

今日のタイトルは「3年ぶりの引越し」ですが、事務所や自宅の引越しではなくPCの引越しの話です。

先週はお客様の約30台のPCの入れ替え作業でした。このお客様は3年前にPCの買い替えをしましたが、その時も機種選定をはじめ、一切のお世話をさせていただきました。そして、今回は3年ぶりに全台買い替えとなり、デスクトップ環境やメールの引越しとなりました。

3年前はWin7からWin7の移行でしたが、それまで利用していたPCの性能があまりよくなかったこともあり、メールデータもそれほど大きくありませんでした。よって、その時はPCの基本設定だけしてPCを配布し、メールデータなどはファイルサーバー経由で各自にやっていただきました。

今回はWin7からWin8への移行です。この3年間で更にPCの性能がよくなり、扱うデータも飛躍的に増えました。軒並みメールデータは1Gを超えて、5~6GBも当たり前です。更に写真などのイメージデータやスキャンデータなども含めると、多い人で30GB程度のデータ量があります。

純粋なデータで30GBというと、システムなども入れるとHDDの消費量は100GBくらいだと思われますが、映像やデザイン関係でもなければ、ビジネス用途ではこれでも多い方ではないでしょうか。いずれにしても普通は小一時間で終わるデータ量ではありません。

作業は二人がかりです。一人が初期設定と基本設定を担当し、もう一人が旧PCからデータのコピーを担当します。新しいPCはSSD搭載、オフィスのインストールは仮想メディアなので、初期設定と基本設定はオフィスのインストールを入れても全行程40分ほどです。フルタイムではなくとも、1日8~10台は可能です。

問題は個人データの移行です。大きいもので30GBあります。これをどのようにコピーするかです。媒体経由だと一度保存して、それをまたコピーしなければなりませんので往復の時間がかかりますから効率的ではありません。

HDDを取り外してUSBデバイスとして読み込むことも考えられますが、新しいPCは分解しないとSSDが取り外せないので、旧PC→新PCの場合でしかこの方法は使えません。近い将来に新PC→新PCの移行が必要となった時にはこの方法は使えないので、場当たり的な感じがします。(結果的にはこの予想は当たりました)。

結局どうしたかというと、ソースネクスト社の「おまかせ引越し」というソフトを使いました。いわゆる「引越しソフト」です。あまりプロらしくないのですが、これが一番簡単でした。と言っても、手順を整理し確認するために事前に5回実施しました。この辺りが仕事かそうでないかの違いです。

PC2台をLANケーブルで直結して、送り側と受け側でソフトを起動して、あとはコピーするデータを選択して実行するだけです。30GBのデータコピーでも前後の作業入れても約1時間程度です。2台並行で処理すると、トラブルがあったとしても1日5~6台はできそうです。

ネットワークは新旧PCともギガビット、旧PCはHDD、新PCはSSDです。この場合、機械的なボトルネックは何だと思いますか?

なんと、旧PCのHDDの読み込みです。なんとも恐ろしい時代になったものです。まさかHDDの読み込みがボトルネックになる時代が来るとは、3年前には想像もできませんでした(何年かごとに○○は想像できなかった、と言っているような気がする)

30台もあると、1台くらいは不調なPCがあるもので、新PC→新PCのケースもありました。この場合はSSD→ギガビットLAN→SSDなので、すごく早いです。感覚的に半分の時間で済みます。

確か3年前も二人がかりで1週間の作業でした。PCの性能もよくなったがデータ量も増えて、工数は変わらずという感じです。

今回は30台一気にWin8でのリリースです。サポートするのは自分ですから、勧めた自分も結構チャレンジャーだなと思いますが、やはり新しいテクノロジーはどんどん使っていかないと新しい発想も浮かびません。とはいえ、あまり多くの問題に遭遇しなければと心配の毎日です。

ところで、今日書いた内容でクラウドの話は一切出てできませんでした。実は、このお客様は以前に「フリーのクラウドサービスはやめた方がいい」と助言したところ、なぜかクラウドとウェブメールは危ないということになってしまって、クラウドが全然利用されていません。

今回も、メールがクラウドだったら、ストレージがクラウドで自動同期だったら、もっと移行も楽だろうと思いましたが、それぞれ企業のポリシーがあるので仕方ないところです。

キッティングの専門業者であればもっと効率的な方法もあるかもしれませんが、PC30台というと台数的に意外と中途半端で、何をやっても総工数は変わらないと思います。逆に、エンドユーザー自らが社内で移行作業する台数としては現実的な台数だと思いますので、今後のご参考になればと思います。

※本記事はメールマガジン『インスクエア ビジネスニュース』に寄稿しました。


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